Tip 1:
Er bestaat vaak verwarring over het verschil tussen een offerte en een factuur. Het is dus best handig om het woord ‘factuur‘ steeds op je document te registreren.

Tip 2:
De ondernemingsnummers van beide partijen moeten absoluut correct genoteerd staan op de factuur. Een fout in de naam van je klant is niet zo heel erg, maar een incorrect ondernemingsnummer is dat wel.

Tip 3:
Noteer de datum waarop je de factuur uitreikt. Dan ontstaat er zeker geen discussie over bij betaling.

Tip 4:
Welke gegevens er van je eigen bedrijf op de factuur horen? Je btw- of ondernemingsnummer is dus prioriteit. Maar ook je bedrijfsnaam, adres en rekeningnummer vergeet je liever niet. Je telefoonnummer en e-mailadres op papier zetten is geheel vrijblijvend.

Tip 5:
Je factuur vraagt om een gestructureerde en opeenvolgende factuurnummer. Let op: je hanteert hiervoor dus een ononderbroken nummering die volledig los staat van het bedrijf waaraan je factureert. Bijvoorbeeld: je factureert in januari en maart 2021 aan bedrijf X. In februari 2021 stuur je een factuur naar bedrijf Y. De nummers op de factuur naar bedrijf X zijn 2021/01 en 2021/03. Je factuur naar bedrijf Y draagt het nummer 2021/02. Je factuurnummering eenvoudig laten doortellen is dus de boodschap!

Tip 6:
Op je factuur noteer je steeds het bedrag exclusief btw, het gehanteerde btw-tarief (0, 6, 12 of 21%?), het bedrag aan btw en het totaal door je klant te betalen bedrag, inclusief btw dus. Een voorbeeld: je verkoopt afhaalmaaltijden à 10 euro per gerecht. Wat schrijf je dan op je factuur? Het bedrag exclusief btw = 10 euro. Het gehanteerde btw-tarief = 6%. Het bedrag aan btw = 0,60 eurocent. Tot slot ook het bedrag inclusief btw (wat de klant betaalt) = 10,60 euro.
Hanteer je verschillende btw-tarieven? Noteer ze dan allemaal apart. Ben je btw vrijgesteld? Laat de kolom “btw” op je factuur dan leeg en schrijf bij je totaal exclusief btw: “btw niet van toepassing, artikel 56 BIS”. Ben je onzeker over je te hanteren btw-tarief? Geef ons dan een seintje.

Tip 7:
Schrijf steeds een betalingstermijn en een expliciete vervaldatum op je factuur. De gangbare betalingstermijn varieert tussen de 14 à 30 dagen. Vergat je de betalingstermijn te noteren op je factuur? Dan geldt automatisch een termijn van 30 dagen. Voor het verstrijken van deze 30 dagen kan je – wettelijk gezien – geen intresten of boetes aanrekenen.

Tip 8:
Stuur je factuur zo snel mogelijk op na de prestatie. Want als je die betalingstermijn van 30 dagen hanteert, moet je vaak wel even wachten vooraleer het geld op je bankrekening staat.

Tip 9:
De omschrijving van je prestatie moet duidelijk zijn, maar je hoeft deze niet in detail uit te schrijven op de factuur.

Tip 10:
Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar controleer je factuur vooraleer ze de deur uit gaat. Een foutje is snel gemaakt en vertraagt heel het betalingsproces. Met een goed leesbare, gestructureerde en correcte factuur volgt (meestal) een snelle betaling! Eenmaal je verkoopfactuur verstuurd is, geldt een wettelijke bewaartermijn van minstens 8 jaar. Dat geldt trouwens ook voor je aankoopfacturen en je bankafschriften.