Wel nee, want we staan heel erg graag voor je klaar. Maar het kan ook anders. Aangezien we honderden dossiers verwerken tijdens zulke korte periode, vragen we om ons tijdig alle informatie te bezorgen. Dat wil zeggen dat we je documenten graag maandelijks ontvangen. We verwachten de laatste documenten in onze mailbox ten laatste op de 5e dag volgend op het kwartaal. Da’s geen overbodige luxe want de 20e volgend op elk kwartaal moeten al onze dossiers verwerkt zijn, zodat jullie als klant geen boetes en intresten moeten betalen.
Je documenten op tijd aanleveren omvat eigenlijk een win-winsituatie: wij kunnen meer aandacht geven aan jullie dossiers, jij (als klant) vereenvoudigt ons werk. Daarom maken we graag onderstaande afspraken:
Vermits we tijdens de btw-periode niet alles kunnen verwerken, vragen we om de documenten maandelijks over te dragen. Dat geeft ons de mogelijkheid om te anticiperen en alles tijdens het kwartaal al te verwerken.
Hoe aanleveren? Via Dropbox, Google Drive, Exact Online en/of de fysieke aanlevering van documenten. We raden je af om documenten aan te leveren via mail. Deze leveringswijze is enkel van toepassing in het geval van ontbrekende stukken of bij zéér beperkte dossiers (waarbij alles in één mail doorgegeven wordt).
Welke documenten moet u steeds overmaken? Bij elke klant gaat dit uiteraard om de aan- en verkoopfacturen, ticketjes (indien fysiek aangeleverd: graag geniet op A4 en per soort) en het eventuele dagontvangstenboek/kasboek. Voor de vennootschappen hebben we ook alle financiële informatie nodig: bankuittreksels, kredietkaartafrekeningen en eventuele informatie van betaalplatformen.
Je denkt misschien “dit is meer werk voor ons!”. Het tegendeel is waar: je zal merken dat dit de administratieve klus meer behapbaar maakt. Bij een maandelijkse aflevering zit alles nog vers in het geheugen, waardoor je minder geneigd bent om belangrijke facturen te vergeten.
Vergeet ook niet dat een maandelijkse aflevering ook een frequentere opvolging in de hand houdt: je dossier zal drie keer op een ontspannen manier behandeld worden waardoor we ook sneller ontbrekende boekhoudstukken kunnen opvragen. Je boekhouding wordt dus veel vaker opgevolgd en bijgewerkt, niet in één rush tijdens de drukke btw-periode.
Concreet enkel maar voordelen voor u en voor ons, dus laten we hiervoor gaan!
Tijd voor wat echt telt: een aangename en efficiënte samenwerking. Bedankt!
