Werknemers binnen bepaalde diensten van de Vlaamse overheid krijgen een terugbetaling wanneer ze een professionele buitenlandse reis ondernemen. Zowel reiskosten als verblijfskosten maar ook de dagvergoeding om een drankje of een bus ticket te kopen komen hiervoor in aanmerking. De verwerking ervan verschilt echter.

Wat de overheid voor z’n werknemers voorziet, is ook interessant voor zelfstandigen en bedrijfsleiders! Uiteraard hangen hier ook een aantal voorwaarden aan vast. Bovendien moet je ook duidelijk het onderscheid begrijpen tussen reiskosten, verblijfskosten én de forfaitaire dagvergoeding.

De reiskosten die je mag ingeven slaan bijvoorbeeld op je vlieg- of treinticket om op je bestemming te geraken. De verblijfskosten kan je enkel ingeven wanneer het om een professionele verplaatsing gaat die minstens 10 uur – liefst met overnachting – duurt. Bovendien mag deze dienstreis ook niet langer dan 30 dagen duren. Voldoet je verblijf aan deze voorwaarden? Dan mag je ook de factuur van je logies met ontbijt ingeven. Maar vergeet niet dat je hotel- en reiskosten niet vallen onder de forfaitaire dagvergoeding. Voor deze kosten zijn bewijsstukken nodig en gelden dus geen forfaits.

Bij kleine uitgaven voor eten, drinken, lokaal vervoer etc. kan je aanspraak maken op de forfaitaire dagvergoeding. Deze kosten worden dan terugbetaald door de vennootschap op basis van een vast bedrag per dag zonder dat je daarvoor plichtsbewust je facturen en bonnetjes moet voorleggen. Je betaalt bovendien geen sociale bijdragen op deze kosten en ze zijn aftrekbaar als beroepskost. Het is wel belangrijk om te weten dat je – om recht te krijgen op die forfaitaire dagvergoeding – je aankopen niet met de bankkaart van je vennootschap mag doen. Doe je dit wel? Dan moet je de bonnetjes ingeven, en heb je geen recht op de forfaitaire dagvergoeding.

Nu is de vraag: is dit voordelig? Meestal wel! De dagelijkse Europese vergoedingen in het buitenland schommelen tussen de 90 en de 100 euro. Ga je in Duitsland in de lokale stube een schnitzel eten? Dan zal je met je vergoeding van 93 euro wel toekomen of overschot hebben. Ben je van plan om bourgondisch uit eten te gaan in het driesterren restaurant van Gordon Ramsay in Londen? Dan vrezen we dat het weinig zin heeft om beroep te doen op het forfait van 101 euro. Geef dan toch liever je bonnetje in.

Vertrek je binnenkort naar het buitenland voor professionele doeleinden? Neem bij twijfels gewoon even contact met ons op. We kunnen je steeds antwoorden en advies bieden of deze forfaitaire dagvergoedingen voor jou interessant zijn!